Il costo per organizzare una festa di laurea dipende dallo stile dell’evento e dalle esigenze degli ospiti. Una festa informale può avere costi relativamente bassi, mentre un party in grande stile può richiedere diverse migliaia di euro. Se volete ottimizzare l’organizzazione del vostro party, simulate le esigenze dei vostri ospiti e dividete le spese in categorie, come la location, il cibo, le bevande e l’intrattenimento. Questo vi aiuterà a determinare i comparti di spesa e gli eventuali margini di risparmio ottimizzando inoltre l’organizzazione dell’evento.
La scelta della location
Il numero degli invitati determinerà se la vostra casa e il vostro giardino sono abbastanza grandi per ospitare l’evento. Se dovete prenotare una location esterna, come ad esempio una sala, potreste dover pagare una cauzione, tavoli, sedie, decorazioni e spese di pulizia. Anche il cibo potrebbe essere un fattore determinante: alcune sale vi permetteranno di portarlo in autonomia, mentre altre vi chiederanno di utilizzare il loro catering. Informatevi prima di confermare la location.
La creazione degli inviti
Per quanto riguarda gli inviti alla festa le opzioni sono molteplici: è possibile acquistare costosi inviti personalizzati di alta qualità per far sembrare l’evento più speciale, oppure inviare cartoline più economiche. Potete anche utilizzare un sistema di inviti online. In questo modo si risparmia sui costi di stampa e si offre agli invitati un luogo interattivo in cui postare note e foto… cosa molto gradita.
La scelta del menu
La scelta del menu da proporre durante la festa di laurea influisce molto sul budget da destinare all’organizzazione. Se la festa viene organizzata in una location esterna sarà necessario contattare un’azienda di catering e definire il menu in base al budget a disposizione. Se la festa viene organizzata in casa invece sarà possibile preparare stuzzichini e pietanze limitando il costo al solo acquisto delle materie prime e magari chiedendo aiuto a qualche amico volenteroso e appassionato di cucina.
Le bevande
La scelta delle bevande è uno degli aspetti più importanti da considerare. Una festa non è tale senza una buona varietà di bevande alcoliche e analcoliche che possano soddisfare i gusti di tutti gli invitati. Immancabili saranno le bevande analcoliche come acqua, cola, aranciata e birra. Alcuni invitati potrebbero gradire cocktail e aperitivi analcolici mentre altri preferire la birra, altro must dal quale non si può prescindere, oppure bevande più strutturate. Per soddisfare questi ultimi il consiglio è quello di indagare sui gusti degli invitati, effettuare una selezione delle bevande di consumo più comune, acquistare le bottiglie necessarie e affidarsi a un completo ricettario di cocktail alcolici e analcolici.
L’intrattenimento
Le opzioni di intrattenimento per le feste di laurea sono solitamente incentrate sulla musica. Le opzioni comprendono la riproduzione di una playlist, l’assunzione di un DJ, la prenotazione di una band oppure il noleggio di un impianto di karaoke. Il costo di ogni opzione varia a seconda della durata dell’esibizione degli animatori e del loro compenso.
L’ausilio di collaboratori
Uno staff completo può ridurre il carico di lavoro, anche nel caso di una festa organizzata in casa. Avrete bisogno di un organizzatore di feste, di un cuoco o di un addetto al catering, di un cameriere e di una squadra che si occupi dell’allestimento prima della festa e delle pulizie dopo.
La nostra conclusione
In definitiva, la pianificazione attenta e la gestione oculata delle spese possono permettere di organizzare una festa di laurea indimenticabile senza spendere cifre esagerate. Sarà però importante prevedere in maniera meticolosa le necessità di tutti gli ospiti al fine di prevedere con anticipo qualsiasi dettaglio organizzativo.
